5 สิ่งควรมีในสถานที่จัดสัมมนา ที่คุณอาจละเลย

Spread the love

ในการจัดสัมมนาแต่ละครั้ง จะให้งานออกมาสมบูรณ์ไร้ที่ติ ไม่มีเรื่องติดขัดใดๆ เลย ค่อนข้างเป็นเรื่องที่เป็นไปได้ยาก แม้กระทั่งผู้ที่จัดสัมมนาแบบมืออาชีพอยู่บ่อยๆ ก็มักประสบปัญหาที่ไม่คาดคิดอยู่เสมอ ซึ่งปัญหาก็เกิดจากหลายๆ ทาง เช่น สถานที่จัดสัมมนาขาดความพร้อม, ความผิดพลาดของวิทยากร รวมไปถึงปัญหาที่อาจเกิดจากตัวผู้เข้าสัมมนาเอง เราจะมีมาตรการอย่างไรในการป้องกันปัญหาเฉพาะหน้าที่อาจเกิดขึ้นได้? วันนี้เราจะมาย้ำเตือนผู้จัดสัมมนาทุกคน ถึง 5 สิ่งที่ควรมีติดไว้ในสถานที่จัดสัมมนา ที่คุณอาจคาดไม่ถึงหรือละเลย จะมาอะไรบ้าง เราไปดูกัน

 

ยารักษาโรค

หลายคนละเลยสิ่งนี้ไปอย่างน่าเสียดาย เมื่อเกิดปัญหาที่อาจทำให้ต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้ากันวุ่นวาย อย่างน้อยควรซื้อชุดยาสามัญประจำบ้านเตรียมไว้ในสถานที่จัดสัมมนาของคุณ แต่อาจเปลี่ยนยาแก้แพ้แบบธรรมดาให้เป็นยาแก้แพ้ชนิดง่วงน้อยแทน เผื่อในกรณีที่ผู้ป่วยรู้สึกดีขึ้นและอยากเข้าร่วมสัมมนาต่อไป รวมไปถึงอุปกรณ์ปฐมพยาบาลเบื้องต้น เตรียมพร้อมรับมือล่วงหน้าในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน ถึงแม้จะเตรียมอุปกรณ์อย่างดีแล้ว ก็จำเป็นที่จะต้องเทรนด์ให้บุคลากรที่ประจำการสถานที่จัดสัมมนา ใช้อุปกรณ์ปฐมพยาบาลต่างๆ เป็นเช่นกัน

 

พัดลมไอน้ำ หรือเครื่องปรับอากาศสำรอง

ปัญหาแอร์เสีย เป็นปัญหาที่ไม่เลือกเวลาเกิดอย่างแท้จริง ซึ่งในกรณีที่เสียกะทันหัน และไม่สามารถยกเลิกงานสัมมนาได้ สถานที่จัดสัมมนาทุกที่ควรมีเครื่องปรับอากาศสำรอง หรือพัดลมไอน้ำเพื่อไว้แก้ปัญหาเฉพาะหน้า คิดเสียว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า หากคุณมองข้ามปัญหาเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ เมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดขึ้นมา อาจทำให้เสียบรรยากาศในงานสัมมนา เพราะไม่มีใครอยากทำกิจกรรมในสถานที่จัดสัมมนาที่มีอากาศร้อนอบอ้าวเป็นแน่

 

เสียงเพลง

ในกรณีที่อาจเกิดช่องว่าง เช่นช่วงพักครึ่ง หรือช่วงปล่อยให้ทำกิจกรรม บางครั้งวิทยากรอาจไม่ได้เตรียมตัวในส่วนนี้มา ทำให้บางจังหวะอาจเกิดความเงียบ และทำให้บรรยากาศขาดช่วง ทางสถานที่จัดสัมมนาสามารถอำนวยความสะดวก เปิดเพลงบรรเลง หรือเสียงประกอบต่างๆ ที่เรียกว่า ‘Ambient Sound’ คลอไว้ระหว่างที่เกิดเดดแอร์ได้ ถึงแม้จะเป็นเรื่องเล็กๆ น้อยๆ แต่ก็ช่วยให้บรรยากาศในงานดีขึ้นได้อย่างเห็นได้ชัด

 

ของที่ระลึก

สถานที่จัดสัมมนาทุกที่ควรมีของที่ระลึกเล็กๆ น้อยๆ สำหรับแจกผู้เข้าร่วมสัมมนา ไม่จำเป็นต้องเป็นของมีค่าราคาแพง อาจเป็นแค่ของกระจุกกระจิก เช่นปากกา หรือสมุดจดก็ช่วยซื้อใจผู้เข้าร่วมสัมมนาได้ อีกทั้งยังมีประโยชน์เพราะผู้เข้าร่วมสัมมนาอาจได้นำมาใช้จดบันทึกสิ่งที่วิทยากรพูดอีกด้วย ยิ่งถ้าเป็นงานจัดสัมมนาที่ต้องเสียเงินค่าลงทะเบียนด้วยแล้ว ก็ยิ่งต้องให้ความสำคัญ นอกเหนือจากสมุดกับปากกาแล้ว ยังมีของอีกหลายชิ้นที่น่าสนใจเช่น แฟลชไดรฟ์, ถุงผ้า, หรือตั๋วสมนาคุณต่างๆ เป็นต้น

 

ชนิดของอาหาร

ส่วนมากอาหารทั้งแบบเป็นมื้อ หรืออาหารว่าง จะเป็นอะไรที่ทุกสถานที่จัดสัมมนาเตรียมไว้รองรับอยู่แล้ว แต่สิ่งหนึ่งที่ควรคำนึงก็คือพฤติกรรมอาหารการกินของคนหมู่มากที่อาจแตกต่างกัน บางคนกินเนื้อหมูไม่ได้ บางคนอาจแพ้กุ้ง หรือบางคนอาจไม่ทานพริก แม้กระทั่งการแจกของง่ายๆ เช่นขนมปัง ก็ควรมีรสชาติให้เลือกหลากหลาย เพราะหากมีผู้เข้าสัมมนาบางท่านไม่สามารถรับประทานได้ จนต้องสละสิทธิ์และไม่มีอาหารอื่นมารองรับ คงไม่ใช่เรื่องที่ดีเท่าไหร่ ควรเลือกชนิดของอาหารให้หลากหลายเข้าไว้ เพื่อรองรับความต้องการของทุกๆ คน

 

เชื่อว่ายิ่งเตรียมตัวดี การจัดงานสัมมนาก็มีชัยไปกว่าครึ่ง ลดการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ณ สถานที่จัดสัมมนาที่อาจทำให้วุ่นวายในภายหลัง และอย่าลืมว่าหลังงานสัมมนาทุกครั้ง ควรมีการให้ผู้เข้าสัมมนาประเมินการจัดงานทุกครั้ง เพื่อนำเอาข้อมูลที่ได้มาพัฒนางานจัดสัมมนาในครั้งต่อๆ ไป